Contabilidad
La contabilidad es una disciplina que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio y la situación económica financiera de una empresa u organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la misma y el control externo, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.
La contabilidad es una disciplina técnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias produce información para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente.
La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado de los resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a la toma de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y eficiencia.
Actualmente existen discusiones sobre la mesa que intentan definir un estado ontológico de la contabilidad, en las que hay grandes desacuerdos sobre si esta ha logrado un estatus científico, es decir si puede ser denominada como ciencia o en su defecto, arte, lenguaje, o simplemente técnica. Para evadir esta discusión, muchas veces se opta por hacer referencia a la contabilidad como "disciplina", sin embargo, algunos autores se han esforzado por argumentar su posición referente a este tema.
Una de las definiciones ontológicas que parece tener mayor capacidad argumentada desde las concepciones de la historia de la ciencia y la epistemología, es la que la denomina como una tecnología de carácter inmaterial o "tecnología blanda". Esto no significa abandonar el carácter científico de la profesión contable, por el contrario, desplaza el centro de la atención sobre el punto de definir cierta cientificidad de la profesión contable, de la herramienta (contabilidad) al actor y operario de dicha herramienta (Contador). En este sentido, el contador sería el sujeto, que puede adquirir el estatus científico haciendo uso de una herramienta desarrollada socialmente (contabilidad), capaz de ser calibrada bajo las reglas de diferentes "normas contables" para medir de manera razonable los intercambios de recursos en una organización, bien sea una empresa privada, pública, un departamento o un país.
Asimismo, debe reconocerse que en la mayoría de las publicaciones científicas, la palabra "ciencia" es la más utilizada para hacer referencia a la contabilidad, no obstante, adoleciendo de argumentos que sustenten el uso de la palabra. Asimismo, el uso de la palabra "disciplina" constituye una opción neutral en esta discusión ya que reúne los aspectos relativos al ejercicio contable sin tener primero que definir su estatus científico.
La historia de contabilidad o contaduría abarca miles de años y puede ser observada en las civilizaciones antiguas.
El concepto de contabilidad se remonta a la Antigua Grecia y Mesopotamia, y está estrechamente relacionado con los avances en la escritura, contar el dinero y en los primeros sistemas de auditoría usados por los antiguos egipcios y babilonios. En las épocas del Imperio Romano, el gobierno tenía acceso a información financiera detallada.
En la India Chanakya escribió un manuscrito similar a un libro de administración financiera, durante el periodo del Imperio Maurya. Su libro "Arthashasthra" contiene algunos aspectos detallados acerca de cómo mantener libros de cuentas para un Estado soberano.
El italiano Luca Pacioli, reconocido como El Padre de contabilidad y la teneduría de libros fue la primera persona en publicar una obra acerca de la partida doble, e introdujo esta disciplina en Italia.
La contabilidad puede ser clasificada en dos ramas, dependiendo del criterio de división utilizado. De acuerdo con el tipo de unidad económica a la que se refiere la información contable generada se puede hacer la siguiente clasificación:
Es una disciplina que sigue el método para generar y después aplicar cierta teoría y también procesos, los cuales son:
La contabilidad nacional ofrece la representación numérica sistemática de la actividad económica de un país, durante un periodo determinado. Es elaborada por los Estados, suministra información útil que orienta la política económica del país.
Es la contabilidad de las pequeñas unidades económicas. Su objetivo es suministrar información que se utilizará en la toma de decisiones. Dentro de la microcontabilidad se distingue una contabilidad pública, ejecutada por las distintas administraciones públicas y una contabilidad privada, orientada a la empresa.
Dentro de la contabilidad empresarial, los usuarios de la información contable pueden ser divididos en dos usuarios, internos y externos. El grupo de usuarios internos comprende a todas aquellas personas u órganos que utilizan la información desde dentro de la empresa para la toma de decisiones adecuada en la dirección de la misma. Por otro lado, los usuarios externos utilizan la contabilidad para la gestión de la empresa objeto de la información, y comprenden a todos aquellos entes que no participan en la gestión, como accionistas, acreedores, prestamistas, clientes, inversores, empleados y la administración pública, especialmente la administración tributaria, y que necesitan básicamente de la información contable para tomar también decisiones y controlar la empresa desde múltiples puntos de vista. En función de los usuarios de la contabilidad se distingue entre contabilidad financiera y contabilidad directiva o de gestión:
Son cada uno de los bienes, derechos y obligaciones que forman parte del patrimonio de las empresas. El marco conceptual del Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (International Accounting Standards Board, IASB) define cinco elementos básicos que componen la contabilidad:
Todos éstos deben seguir un itinerario lógico para su adecuada contabilización, cuyos pasos quedan reflejados en los estados financieros:
El patrimonio de una empresa es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones relativos a una empresa que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales puede cumplir sus objetivos.
El patrimonio está formado por multitud de elementos de carácter muy dispar, por lo que se denomina, como ya se mencionó, elemento patrimonial a cada uno de los bienes, derechos y obligaciones que forman parte de la empresa.
A efectos de su valoración, el patrimonio está formado por una parte positiva (activo), constituida por los bienes (elementos materiales), así como de los derechos (elementos intangibles), derivados de relaciones jurídicas de la empresa y una parte negativa (pasivo), formada por las obligaciones. La suma algebraica del valor positivo de los bienes y derechos, junto con el valor negativo de las obligaciones daría como resultado el valor del patrimonio neto.
La ecuación fundamental del patrimonio expone que se cumple cuando la suma del valor de los activos (bienes y derechos) es igual a la suma del valor de los pasivos y del patrimonio neto (capital).
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ECUACIÓN CONTABLE CON EJEMPLO NUMÉRICO
El activo es el conjunto de bienes (elementos materiales) y derechos (elementos intangibles) controlados económicamente por la empresa, derivados de relaciones jurídicas de propiedad, posesión, uso, crédito, etc. El cual se divide en circulante, fijo y diferido.
Se puede calcular esta partida como la diferencia entre el activo y el pasivo. Se cumple así la ecuación contable: Activo total = Pasivo total + Patrimonio neto (Capital); o lo que es lo mismo, Activo total − Pasivo total = Patrimonio neto (Capital), siendo entonces Activo total − Pasivo corriente − Pasivo no corriente = Patrimonio neto contable. También puede ser calculada por la agrupación o suma directa de los elementos que la componen básicamente capital más reservas más resultados del ejercicio.
La contabilidad, como ciencia, utiliza un método denominado contable, que se compone de cuatro pasos:
Las cuentas son los instrumentos de representación y medida de cada elemento patrimonial. Cada una consta de una denominación y un código numérico, que la identifican de manera única. Estos elementos identificativos son la representación de la realidad de los elementos del patrimonio, escritos en un papel o en un registro electrónico. Por tanto, hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. La regulación contable suele establecer la libertad para que cada entidad disponga las cuentas que va a utilizar en su proceso contable y el grado de detalle de su información, aunque hay legislaciones (como por ejemplo Francia, México, España o Perú) que establecen planes o manuales de cuentas orientativos para que sean utilizados por las empresas y aunque la legislación contable en materia de número y nombre de cuentas no suele ser obligatoria, si es utilizado habitualmente de forma homogénea por las empresas de un mismo país. El plan contable de una empresa es la codificación del conjunto de cuentas que utiliza una empresa, incluye todas las cuentas y las agrupaciones de las mismas.
Es en donde se registran los aumentos o disminuciones de cada partida generados por una transacción de negocios y todo el sistema contable tiene una cuenta por separado por cada clase de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. Cada cuenta tiene una sección para anotar los aumentos y otra para las disminuciones. La cuenta tiene dos columnas básicas para registrar las operaciones de negocios. En estas columnas se registran los aumentos y las disminuciones, que se llaman movimientos. Las columnas se identifican con el nombre de debe y haber, o bien cargo y abono.
De acuerdo con esto, por ejemplo es habitual, que existan cuentas para los inmuebles, el mobiliario y el conjunto de inmovilizado de una empresa, las mercancías, las materias primas, las deudas de clientes y los créditos con proveedores, las cuentas y préstamos bancarios, así como cuentas para los distintos gastos e ingresos existentes como pueden ser gastos de personal, financieros, de servicios recibidos. Cada empresa también dispone del grado de desarrollo que quiere utilizar en su sistema contable y las cuentas suelen agruparse en distintas partidas o grupos que reflejan los mismos conceptos de bienes o gastos.
Gráficamente se dibujan como una letra "T", donde a la parte izquierda se llama "débito" o "debe" y a la parte derecha "crédito"o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta (el debe es la parte izquierda de la cuenta y el haber es la parte derecha de la cuenta, y no representan otra cosa como lo pueden indicar las diferentes acepciones de estas palabras). Hay dos tipos de cuenta: de patrimonio y de gestión o de resultados. Las cuentas de patrimonio aparecerán en el balance y pueden formar parte del activo o del pasivo (y dentro de este, del pasivo exigible o del capital, también llamado fondos propios o patrimonio neto). Las cuentas de gestión o de resultados son las que reflejan ingresos o gastos y aparecerán en la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Independientemente de si las cuentas son de patrimonio o de resultados, también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas son deudoras cuando, siendo de patrimonio, se refieren a un activo o, siendo de gestión, se refieren a un gasto; y son acreedoras cuando, siendo de patrimonio, se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o cuando, siendo de gestión, se refieren a un ingreso.
Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el debe, mientras que Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el haber. En las cuentas de activo, cuando este aumenta, se cargan, y cuando disminuye, se abonan. En las cuentas de pasivo y de capital, cuando este aumenta, se abonan, y cuando disminuye, se cargan.
Por lo que se refiere al efecto que tienen las transacciones comerciales sin alterar la ecuación patrimonial, aunque cada transacción afecta el balance, cambia los valores en el patrimonio, pero sin alterar la igualdad de la ecuación. En cada una de esas transacciones, actúan por lo menos dos cuentas. Existen siete tipos de transacciones que siguen la teoría del cargo y del abono.
El sistema de partida doble consiste en que, en cada hecho contable, se ha de producir al menos un cargo en una cuenta y un abono en otra, y la suma de los cargos debe ser igual a la suma de los abonos efectuados; en otras palabras, todos los recursos que existen en una empresa son el resultado de la aplicación de recursos que tuvieron una fuente definida.
La "partida doble" como técnica contable obedece a los siguientes criterios:
Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre los débitos (anotaciones realizadas en el debe de una cuenta) y créditos (anotaciones realizadas en el haber de una cuenta). Cuando los débitos sean mayores que los créditos será saldo deudor, sin embargo cuando los créditos sean mayores que los débitos será saldo acreedor. Cuando los débitos sean iguales a los créditos, se entenderá que la cuenta está saldada, balanceada o sin saldo.
Cuando se han realizado todas las anotaciones contables en el libro diario se calcula el saldo de cada una de las cuentas y se elabora un estado transitorio denominado balance de comprobación o de saldos, que es un listado de todas las cuentas abiertas con su saldo. La suma de los saldos acreedores debe ser igual a la suma de los saldos deudores, debido al sistema mencionado de partida doble.
Partiendo del balance de sumas y saldos se realiza el denominado asiento de regularización en el que se regularizan todas las cuentas de ingresos y gastos y aparece la cuenta de pérdidas y ganancias. El balance de situación se obtiene así después de regularizar el balance de comprobación.
Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo. La legislación mercantil establece cuáles son los libros contables obligatorios para las empresas. Los libros de contabilidad principales son:
El libro diario o libro de cuentas es un libro contable donde se registran, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro diario se llama asiento o partida; es decir, en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.
Los asientos o partidas son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y de crédito en otras cuentas de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Así mismo pueden existir documentos contables que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables.
Dependiendo del SIC (sistema de información contable), algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes. De igual forma, en la mayoría de los sistemas los registros o asientos manuales son aquellos creados por un usuario (modificar monto en una nota de crédito) y los automáticos son los generados propiamente por el sistema (cálculo automático de valor de impuesto).Sin embargo sirve para muchas cosas importantes como para escribir datos de una persona esto es lo más importante
En contabilidad, el libro mayor es un registro en el que cada página se destina para cada una de las cuentas contables de una empresa. Cada página va dividida y consta de 5 columnas: la primera columna es para la fecha, la segunda es para el concepto, la tercera es la del debe, la cuarta es la del haber y la última columna es la del saldo. El libro es utilizado para llevar un estricto manejo de los ingresos y egresos diarios que obtenga la empresa.
El estado de situación financiera se estructura a través de tres conceptos patrimoniales, el activo, el pasivo y el patrimonio neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos penales.
El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan los valores de los que dispone la entidad. Todos los elementos del activo son susceptibles de traer dinero a la empresa en el futuro, bien sea mediante su uso, su venta o su cambio. Por el contrario, el pasivo: muestra todas las obligaciones ciertas del ente y las contingencias que deben registrarse. Estas obligaciones son naturalmente económicas: préstamos, compras con pago diferido, entre otros
Desde el punto de vista legal, la ley suele marcar el plazo durante el cual los empresarios deben conservar sus libros obligatorios (diario, inventarios y cuentas anuales) como los no obligatorios (mayor, registros de impuesto sobre el valor añadido, auxiliares, etc), así como la documentación y justificantes que sirven de soporte a las anotaciones registradas en los libros. En España, este plazo de conservación está fijado en seis años. Los libros obligatorios, deben conservarse en soporte material de papel y en una adecuada encuadernación.
El funcionamiento de la contabilidad es regulado por las normas contables, que debido a diferencias de carácter fiscal, cultural, económicas y políticas, presentan diferencias entre los países, lo que dificulta la comparabilidad de la información publicada por las empresas en distintos países. Estas normas pueden ser aprobadas de forma legal o pueden estar reguladas por entidades privadas de carácter profesional. Su contenido incluye los principios, reglas y prácticas necesarias para preparar los estados financieros.
Los denominados estados financieros o cuentas anuales son los informes que muestran de forma sintetizada, los datos fundamentales del proceso contable de un ejercicio, su formulación se realiza una vez al año, después de la terminación del ejercicio económico. Los documentos que los componen deben ser claros y expresar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a la que se refieran.
Aunque cada país regula el contenido obligatorio de los estados financieros, suele estar formados por los siguientes elementos:
Los estados financieros suministran informes que pueden utilizar las instituciones para reportar la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para los administradores, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
Según el marco conceptual para la preparación y presentación de los estados financieros, existen cuatro criterios de medición:
Los activos se registran por el monto de efectivo o equivalentes de efectivo pagados, o por el valor justo del activo entregado a cambio en el momento de la adquisición. Los pasivos se registran por el valor del producto recibido a cambio de incurrir en la obligación o, en algunas circunstancias (por ejemplo, impuesto a la renta por pagar) por los montos de efectivo o equivalentes de efectivo que se espera pagar para extinguir la correspondiente obligación.
Los activos se llevan contablemente por el monto de efectivo, o equivalentes de efectivo, que debería pagarse si se adquiriese en la actualidad el mismo activo u otro de similares características. Los pasivos se registran al monto de efectivo o equivalente de efectivo que se requiere para liquidar la obligación al momento presente.
Los activos se registran contablemente por el monto de efectivo o equivalentes de efectivo que podrían ser obtenidos, en el momento presente, en la venta no forzada de los mismos. Los pasivos se registran a sus valores de liquidación, esto es, los montos sin descontar de efectivo o equivalentes de efectivo, que se espera pagar por las obligaciones en el curso normal de las operaciones.
Los activos se registran contablemente al valor actual, descontando las futuras entradas netas de efectivo que se espera genere la partida en el curso normal de las operaciones. Los pasivos se registran por el valor actual, descontando las salidas netas de efectivo que se necesitarán para pagar las obligaciones, en el curso normal de las operaciones.
Aunque la contabilidad se puede realizar de forma manual, actualmente está extendido el uso de aplicaciones informáticas que facilitan la labor contable. Se denomina software contable a las aplicaciones informáticas que están destinados a sistematizar y simplificar estas tareas en la empresa. Las aplicaciones pueden limitarse a la elaboración de la contabilidad o estar integrados con el resto del sistema informático de la empresa, como puede ser la facturación, nóminas, inventario etc.
En México, el marco jurídico que determina la obligación de llevar razón y cuenta de los negocios se encuentra en el Código de Comercio en su artículo 33°, así como en la Ley General de Sociedades Mercantiles, Código Fiscal de la Federación, Ley del Impuesto Sobre la Renta, Ley del Impuesto al Valor Agregado y finalmente en el reglamento de esta última.