Sistema de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas informáticos creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La mayoría de estos productos tienen la capacidad de mantener un registro de las distintas versiones y modificaciones de los documentos que vayan llevando a cabo los usuarios. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos.
Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación. El término se solapa parcialmente con el concepto de sistema de gestión de contenidos y a menudo es visto como un componente de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM o Enterprise Content Management) y relacionado con la gestión de activos digitales. Está relacionado con la gestión de recursos digitales, la digitalización de documentos, la gestión de flujos de trabajo y la records management.
A partir de la década de 1980, varios fabricantes comenzaron a desarrollar sistemas de software para gestionar documentos de papel. Estos sistemas trataban con documentos que incluían no solo documentos impresos y publicados, sino también fotografías, grabados, etc.
Los desarrolladores posteriores empezaron a crear un segundo tipo de sistema que podía administrar documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos, o archivos, creados usando ordenadores, y a menudo almacenados en el sistema de archivos local de los usuarios. Los sistemas más antiguos de gestión electrónica de documentos (EDM) gestionaban tipos de archivos de formato propietario, o un número limitado de formatos de archivo. Muchos de estos sistemas terminaron por denominarse sistemas de digitalización de documentos, porque se centraron en la captura, almacenamiento, indexación y recuperación de formatos de archivo gráficos. Los sistemas EDM evolucionaron hasta un punto en el que los sistemas podían gestionar cualquier tipo de formato de archivo que pudiera almacenarse en formato digital. Las aplicaciones crecieron para abarcar documentos electrónicos, herramientas de trabajo colaborativo, seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría.
Estos sistemas permitieron a una organización registrar faxes y formularios, guardar copias de los documentos como imágenes y almacenar los archivos de imagen en el repositorio de información para su recuperación rápida y segura. Dicha recuperación es posible porque el sistema manejó la extracción del texto del documento en el proceso de captura, y la función de indexador de texto proporciona capacidad de recuperación de texto.
Mientras que muchos sistemas EDM almacenan documentos en su formato de archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de gestión de documentos basados en la web están empezando a almacenar contenido en formato html. Estos sistemas de gestión de políticas requieren que el contenido se importe en el sistema. Sin embargo, una vez que el contenido se importa, el software (por ejemplo, Corona Document Management System) actúa como un motor de búsqueda para que los usuarios puedan encontrar lo que buscan más rápido. El formato html permite una mejor aplicación de las capacidades de búsqueda, tales como búsqueda de texto completo y stemming
Muchas asociaciones industriales publican sus propias listas de normas de control de documentos particulares que se utilizan en su campo específico. A continuación se incluye una lista de algunos de los documentos ISO pertinentes. Divisions ICS 01.140.10 and 01.140.20. The ISO has also published a series of standards regarding the technical documentation, covered by the division of 01.110.
El documento publicado debe estar en un formato que no se pueda modificar fácilmente sin un conocimiento específico o herramientas, y sin embargo es de solo lectura o portátil.
Podemos clasificar el software de gestión documental en función de su complejidad. Los administradores de archivos, como el explorador de windows, son software de gestión documental, aunque muy rudimentarios. Permiten las operaciones básicas de la gestión documental: el acceso al recurso y la capacidad de compartir la información. Sin embargo, no son capaces de relacionar la información ni de proveerla de un contexto.
Una aplicación de gestión documental permite relacionar los documentos entre sí y darles una semántica común. Ha de posibilitar la búsqueda de información dentro de toda la base y ser capaz de ofrecer documentos relacionados. En síntesis, provee una base operativa de colaboración. Esto quiere decir que una aplicación de gestión documental está orientada a un contexto operacional que tenga relevancia para cualquier organización, por ejemplo la gestión documental es un elemento de un sistema CRM, ERP o una visión mixta de ambos.
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