Una factura, factura de compra o factura comercial, es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que se debe aplicar.
Las facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el SII[cita requerida] son de color amarillo, celeste y rosado. Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.
En algunos países, la factura no tiene valor jurídico en un juicio a la hora de exigir el pago de una deuda. En la reclamación de cantidad del juicio monitorio la factura es el documento utilizado preferentemente como prueba de la deuda, aunque también se emplean otros como el albarán.
En Europa, la normativa de facturación se regula por la VI Directiva 77/388/CEE del Consejo que define además impuestos como el IVA (impuesto sobre el valor añadido).
Sin perjuicio de lo señalado, la DRAE entiende el término "factura" con la sola referencia al precio. Es decir, agregar el concepto de impuestos a la definición de factura no es un elemento que de suyo haga parte del término "factura".
La identificación tributaria en la Unión Europea regula y normaliza la forma de codificar a las empresas para facilitar el control tributario.
Las facturas pueden ser de varios tipos, aunque los más frecuentes son los siguientes:
Las facturas ordinarias documentan la entrega de productos o la provisión de servicios, junto con los impuestos aplicables y los precios, contienen todos los datos que requiere la normativa.
Las facturas simplificadas documentan la entrega de productos o provisión de servicios y contienen un número reducido de datos, prescindiendo de los que identifican al comprador (tickets o recibos), aunque si el comprador desea ejercer el derecho a la deducción de IVA, sí que pueden incorporarlo. Sólo se permiten en determinados casos y para importes reducidos.
Los elementos indispensables para que se pueda considerar que una factura se adhiere al modelo de factura simplificada son los siguientes.:
Las facturas rectificativas documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen. También se conoce como factura de abono, sirven para subsanar un error en la factura ordinaria.
Las facturas recapitulativas documentan agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un período. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.
La factura proforma no tiene validez legal, se trata de un documento que se utiliza como borrador previo a la factura. Se convierte en un documento acreditativo del acuerdo entre el comprador y el vendedor, se trata de un documento de compromiso o justificante. El contenido de mínimo de la factura proforma es:
Además existen las siguientes variantes:
Dada la libertad normativa para que la factura pueda tener cualquier aspecto, se crea un problema cuando el obligado tributario receptor utiliza medios informáticos para digitalizar la factura, obteniendo la información de sus campos con sistemas OCR, dado que no siempre es fácil determinar la información de relevancia contable y fiscal. Para facilitar este proceso, el grupo de trabajo UNeDocs de las Naciones Unidas y en España el Grupo de Trabajo de Factura de ASIMELEC (que sigue las recomendaciones de las Naciones Unidas) propone que los emisores utilicen diversos modelos de factura en función de la complejidad que requiera la factura.
Relacionadas con la forma:
Relacionadas con emisión:
Las condiciones de factura están reguladas en primer lugar por la Unión Europea (reglamento 2454/93) y a continuación por la normativa española (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación).
Las facturas y sus copias deben tener los siguientes datos:
La normativa actual en España está contenida en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Las facturas emitidas en Canarias, Ceuta y Melilla se diferencian del resto de la nación debido a que en estas regiones del país no se aplica el IVA. En el caso de Canarias se incluye el IGIC y en el Ceuta y Melilla el IPSI. Si facturamos a empresas de estas regiones debemos conocer cómo aplicar los impuestos correctamente.
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