Google Workspace (anteriormente conocido como G Suite, Google Apps for Work, Google Apps for Business, Google Apps y Google Apps for Your Domain) es un servicio de Google que proporciona varios productos de Google con un nombre de dominio personalizado por el cliente. Cuenta con varias aplicaciones web con funciones similares a las suites ofimáticas tradicionales, incluyendo Gmail, Meet, Drive, Docs, entre otros. Fue la creación de Rajen Sheth, un empleado de Google que posteriormente desarrolló las Chromebooks.
Además de las apps compartidas (Calendar, Docs, etc.), Google ofrece Google Workspace Marketplace, una tienda de apps para los usuarios de G Suite. Contiene diversas apps, tanto gratuitas como de pago, que pueden ser instaladas para personalizar la experiencia de G Suite para el usuario.
Google Workspace está disponible en varias ediciones. Cada edición tiene un límite de número de cuentas de usuario individuales que se pueden crear. G Suite fue lanzado con una distribución predeterminada de 200 usuarios en la Standard Edition (gratuita), que rápidamente fue cambiada a 100 usuarios. Además, los usuarios pueden solicitar el incremento de su límite de usuarios a través de un proceso manual cuya aprobación demora (al menos) 1 o 2 semanas. En enero de 2009, el límite fue cambiado para que todas las cuentas nuevas reciban solo 50 usuarios, en lugar de 100, con la posibilidad de solicitar más mediante un pago. Esto fue confirmado en relación a la puesta en marcha del programa de distribuidores comerciales de G Suite. Los usuarios de la Standard Edition previos a enero de 2009 mantuvieron su antigua distribución, además de la capacidad de “solicitar” más usuarios, aunque estas solicitudes de límite ahora se responden con sugerencias para “actualizar su suscripción”. En 2011, el límite del producto de G Suite gratuito se redujo a 10 usuarios y se hizo efectivo para nuevos usuarios. El 6 de diciembre de 2012, Google decidió discontinuar G Suite Free Edition (Standard Edition). Los nuevos clientes comerciales serán redirigidos para registrarse en G Suite Business Edition, mientras que las cuentas de G Suite Standard Edition seguirán funcionando.
El nivel de suscripción de una edición de G Suite se factura en función del número total de usuarios disponibles en la cuenta de Apps, y las características de la edición se aplican a todas las cuentas de usuario en esa suscripción. No es posible comprar actualizaciones para un subconjunto de usuarios: para aumentar el límite de usuarios, las suscripciones se deben comprar para todas las cuentas. Por ejemplo, una actualización de un límite “Standar” de 50 usuarios para habilitar hasta 60 usuarios implicaría el pago de 60 usuarios, tanto si se utilizan o no.
Es prácticamente similar al plan Business pero con las siguientes excepciones:
Este paquete de servicios ofrece una serie de beneficios que agilizan y simplifican el trabajo, tales como:
- Comunicación al instante desde cualquier sitio.
- Propicia el pensamiento crítico y reflexivo de los usuarios.
- Facilita el trabajo en línea incluso sin conexión.
- Es gratuito ( coste cero para los usuarios).
- Cada usuario tiene un almacenamiento ilimitado en Google Drive, Gmail y Google Fotos.
- No se muestran anuncios durante su uso.
- Se puede acceder desde diferentes dispositivos y navegadores.
- Crea un ambiente de trabajo cooperativo, fomentado la comunicación entre estudiantes y profesores.
Este paquete de servicios G-Suite dispone de diferentes herramientas que permiten la accesibilidad al alumnado incluyendo aquellos que presentan diferentes necesidades.
Para dar de alta el servicio G-suite en un centro educativo es imprescindible demostrar la identidad del centro educativo en cuestión y disponer de un dominio (ej.: @comosellamatucolegio). En el caso de no disponer de uno, Google te ofrece un dominio para usar.
El procedimiento más sencillo y rápido se realiza a través de un registro online cumplimentando un cuestionario siguiendo dos sencillos pasos:
1. Solicitar la suscripción a G-suite: actualiza tu cuenta a “administrador” a través del siguiente formulario: «Formulario Google». Consultado el 14 de octubre de 2020.
2. Registrar tu cuenta en G-suite para centros educativos: para ello se debe rellenar un cuestionario al que puedes acceder pinchando en este enlace: «Formulario Google». Consultado el 14 de octubre de 2020.
Una vez hayas cumplimentado ambos pasos, debes revisar las condiciones que ahí se recogen y, posteriormente, aceptar y crear cuenta.
Una vez creada, se pasará a revisar el dominio correspondiente para continuar con la configuración de los diferentes servicios incluidos. La información necesaria para ello será:
- El Sitio web del centro.
- Copia escaneada de la acreditación oficial.
- Comprobante de organización sin ánimo de lucro.
- Nombre, correo electrónico de contacto alternativo y tu función en el centro educativo.
Google for Education no es simplemente un espacio que nos ofrezca utilizar diferentes herramientas tecnológicas para aplicarlas en nuestro aula. Esta plataforma va un paso más allá y se convierte en un espacio formativo en línea, interactivo y gratuito. Google nos ofrece un plan de estudios organizado por educadores para educadores de todo el mundo lo que lo convierte en un espacio colaborativo de enriquecimiento. Este espacio es abierto a todos los docentes independientemente de sus características socioeconómicas o su nivel de manejo con las herramientas G-Suite. Los cursos de formación que ofrece este centro para profesores son los siguientes:
• Capacitación sobre aspectos básicos: Este es el primer curso de iniciación hacia las herramientas G-Suite para docentes. Se conocerán todas las herramientas G-Suite y la manera práctica para poder aplicarlas al aula. Esta será la primera de las certificaciones para poder integrar las herramientas G-Suite en nuestra práctica docente.
• Capacitación avanzada: Tras haber conocido el uso y aplicación de todas las herramientas G-Suite, este curso va un paso más allá y en él se trabajan estrategias innovadoras para integrar Google en el centro escolar.
• Capacitación sobre dispositivos: Esta formación nos dará las herramientas necesarias para poder hacer un uso correcto de los dispositivos Google como son tablets Android y Chromebooks.
• Herramientas de formación para alumnos con necesidades de aprendizaje especiales : Este curso va dirigido a conocer todas las funcionalidades de accesibilidad que ofrecen las chromebooks para aquellos alumnos que presenten cualquier necesidad educativa especial.
• Curso de ciudadanía digital y seguridad: Este curso formativo nace de la necesidad de formar a maestros y maestras en el hecho de convertir al alumnado en buenos ciudadanos digitales.
• Curso para capacitadores: G-Suite va un paso más allá con este curso ya que el objetivo será formarte para ser futuro capacitador Google y poder formar al resto de docentes por lo ello la importancia “de profesores para profesores”.
Es similar al plan Business pero con algunas diferencias:
Según un anuncio realizado en la conferencia Google I/O en junio de 2012, Gmail ya tiene 425 millones de usuarios, y 5 millones de empresas ya utilizan G Suite.
Google está haciendo un esfuerzo coordinado para aumentar su uso, sobre todo en el sector público. El ejemplo más reciente fue el anuncio en junio de 2011 por parte de NOAA, la agencia de gobierno de los EE. UU., de que sus 25.000 empleados serían migrados a G Suite a fines de ese año. En 2009, Los Ángeles, California, otorgó a Google un contrato de cinco años para proporcionar servicios de G Suite a 34.000 empleados. A principios de 2011, la Ciudad de Los Ángeles todavía estaba en proceso de implementar G Suite debido a objeciones por parte de los oficiales del Departamento de Policía de Los Ángeles acerca de la privacidad. A principios de 2010, el Laboratorio Nacional Lawrence Berkeley del Departamento de Energía de los Estados Unidos migró 5.000 cuentas de correo electrónico a G Suite. El 22 de julio de 2010, la Administración de Servicios Generales certificó que G Suite cumplió con sus requisitos de seguridad cibernética. El 29 de octubre de 2010, Google presentó una demanda contra el Departamento del Interior de los Estados Unidos, que abrió una licitación de software que requería que los licitantes usaran Business Productivity Online Suite de Microsoft. Google impulsó la demanda invocando al requisito como “excesivamente restrictivo de la competencia”.
Existen pocos estudios independientes que documentan los verdaderos ahorros en los costos para las empresas que adoptan las soluciones SaaS como G Suite. Un reciente estudio que no es independiente de Forrester Research indica que las grandes empresas pueden alcanzar un ROI de hasta un 329% y un umbral de rentabilidad de 1,4 meses. El estudio de Forrester se basó en un modelo de empresa de 18.000 empleados.
Google ofrece un programa de partners de G Suite. A partir de julio de 2012, más de 6.000 empresas se habían registrado para revender la solución.
La firma de analistas Real Story Group citó varios puntos débiles de G Suite, en un estudio comparativo que hace referencia a la falta de administración, personalización y servicios de ciclo de vida, que puede obstaculizar la efectividad en entornos de grandes empresas.
Tenemos la seguridad de la información que puede ser inadecuada (y dar problemas) cuando se almacenan datos sensibles o confidenciales (en las plataformas de aplicaciones en línea). Esto es particularmente cierto para los gobiernos (donde los intereses nacionales podrían impedir el almacenamiento de información en el extranjero) y entidades comerciales de gran tamaño (donde cualquier fuga de datos puede tener graves consecuencias financieras), e individuos (donde el robo de identidad puede tener consecuencias financieras devastadoras o destruir una reputación).
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