El aprovisionamiento es la acción de encontrar, adquirir o comprar bienes o servicios u obras de una fuente externa, a menudo mediante una subasta o una licitación. El proceso se usa para asegurar que el comprador recibe los bienes, servicios u obras al mejor precio posible, cuando se comparan aspectos como calidad, cantidad, plazo, y ubicación. Las empresas y los organismos públicos a menudo definen los procesos de aprovisionamiento para promover la competencia justa y abierta, a la vez que minimizan los riesgos, como el fraude y la connivencia.
Casi todas las decisiones de compra incluyen factores como entrega, transporte, beneficio marginal y fluctuaciones de precio. El aprovisionamiento generalmente implica tomar decisiones de compra bajo condiciones de escasez. Si se dispone de datos suficientes, la buena práctica aconseja emplear métodos de análisis económico como coste-beneficio o coste-efectividad.
Debe hacerse una distinción importante entre análisis sin riesgo y aquellos con riesgo. Cuando hay riesgo, ya sea en los costes o en los beneficios, debería emplearse el concepto de valor óptimo (best value, un método de valoración del Gobierno federal norteamericano que tiene en cuenta más factores que el precio, y que no debe confundirse con la política Best Value del Reino Unido, totalmente distinta).
C A R A C T E R Í S T I C A S
Las actividades de aprovisionamiento se dividen a menudo en dos categorías distintas: gasto directo e indirecto. El gasto directo se refiere al aprovisionamiento relacionado con la producción, que abarca todos los elementos que son parte de productos acabados, como materias primas, componentes y piezas. El aprovisionamiento indirecto no está relacionado con la producción. El aprovisionamiento directo, que se enfoca a la gestión de la cadena de suministro, incide plenamente en el proceso de producción de las empresas manufactureras . En cambio, el aprovisionamiento indirecto se refiere a recursos operativos que una empresa compra para permitir sus operaciones. El aprovisionamiento indirecto comprende una amplia variedad de bienes y servicios, desde objetos estandarizados como suministros de oficina y lubricantes de maquinaria, hasta productos y servicios complejos y costosos, como equipo pesado, servicios de consultoría y subcontratación.
El aprovisionamiento es un componente del amplio concepto de suministro y adquisición. Típicamente el aprovisionamiento se considera de una naturaleza más táctica (el proceso de comprar físicamente un producto o servicio), mientras que suministro y adquisición se entienden más estratégicos y generales.
El Instituto de Gestión del Suministro (ISM por sus siglas en inglés) define suministro estratégico como el proceso de identificar fuentes que podrían proporcionar los productos o servicios que la organización necesita adquirir.[1] Archivado el 13 de diciembre de 2016 en Wayback Machine. El término aprovisionamiento solía reflejar el ciclo completo de compra, y no solamente los componentes tácticos. ISM define aprovisionamiento como una función organizativa que incluye desarrollo de especificaciones, análisis de valor, búsqueda de mercado del proveedor, negociación, actividades de compra, administración de contrato, control de inventario, tráfico, recepción y almacenamiento. Compra (purchasing) se refiere a la función primordial de una organización que es responsable de la adquisición de los materiales, servicios y equipamiento requeridos.
La estadounidense Universidad de Adquisición para la Defensa (DAU por sus siglas en inglés) define aprovisionamiento como el acto de comprar bienes y servicios para el Estado. DAU define adquisición como la conceptualización, iniciación, diseño, desarrollo, prueba, contratación, producción, despliegue, apoyo logístico, modificación y desecho de armas y otros sistemas, suministros o servicios (incluida la construcción) para satisfacer las necesidades del Departamento de Defensa en misiones militares.
Por tanto adquisición y suministro son conceptos mucho más amplios que aprovisionamiento.
Existen múltiples modelos de negocio de suministro y modelos de adquisición.
El proceso de adquisición revisado para los grandes sistemas en la industria y la defensa se muestra en la siguiente figura. El proceso se divide en una serie de fases durante las cuales la tecnología se define y va madurando en conceptos viables, que posteriormente se desarrollan y preparan para producción, después de la cual los sistemas se implantan sobre el terreno.
El proceso permite que cualquier sistema entre en él en cualquiera de las fases de desarrollo. Por ejemplo, un sistema que usara tecnología no probada entraría en las fases iniciales del proceso y seguiría un periodo prolongado de maduración tecnológica, mientras que un sistema basado en tecnologías maduras y probadas podría entrar directamente en desarrollo de ingeniería o, concebiblemente, incluso en producción. El proceso en sí mismo comprende cuatro fases de desarrollo:
Los encargados del aprovisionamiento se dan cuenta, cada vez con más frecuencia, de que sus decisiones siguen un "continuo" desde simples transacciones de compra hasta colaboraciones estratégicas comprador-suministrador más complejas. Para estos encargados es importante emplear el modelo de suministro que mejor se ajuste a cada situación comprador-vendedor. Hay siete modelos en este continuo: suministrador básico, suministrador aprobado, suministrador preferido, modelo de servicios basado en el rendimiento, modelo de negocio blindado, modelo de servicios compartidos y asociación de accionistas.
Los programas informáticos para aprovisionamiento, a menudo etiquetados como aprovisionamiento electrónico (e-procurement software), gestionan el proceso de compra electrónicamente o mediante computación en la nube (cloud computing). Como muestra Investigación de la red de aprovisionamiento , hay más de cien programas de este tipo disponibles hoy en día. Son un importante elemento de la cadena de suministro que ayuda a las organizaciones a gestionar eficientemente su ciclo de compras y maximizar el beneficio en cada pedido.
Procurement TV, establecido en 2015, es un medio de comunicación cuyo propósito es difundir diariamente vídeos con noticias y tendencias sobre aprovisionamiento. Otros difusores públicos de esta información incluyen El arte del aprovisionamiento, y Radiobitácora
La mayoría de las organizaciones piensan sobre su aprovisionamiento en términos de ciclo vital. Diferentes consultoras y expertos han desarrollado varios marcos. Algunos de los pasos más comunes incluyen:
La empresa Ardent Partners publicó en 2011 un amplio informe sobre el mundo del aprovisionamiento en ese momento. Recogió la experiencia, actuación y perspectiva de unos 250 jefes de aprovisionamiento y otros ejecutivos de esta área. El informe incluye los principales indicadores comparativos (benchmarks) que los líderes del aprovisionamiento emplean para valorar el éxito de sus organizaciones. Este informe halló que el departamento promedio de aprovisionamiento gestiona el 60,6 % del gasto total de la empresa. Esta medida, comúnmente llamada "gasto bajo gestión" se refiere al porcentaje del gasto total de la empresa (que incluye todos los gastos directos e indirectos) que una organización de aprovisionamiento gestiona o en el que influye. El departamento promedio de aprovisionamiento también obtuvo unos ahorros anuales del 6,7 % respecto al último ciclo reportado y consiguió un grado de cumplimiento de los contratos del 62,6 %.
El aprovisionamiento de organizaciones públicas (estados, provincias, ayuntamientos y organizaciones internacionales, como el Banco Mundial y otras), también conocido en español por "licitación pública" o "contratación pública" es un sector importante de la economía. En 2013 supuso el 16,3 % del PIB de la Unión Europea.
En la contratación sostenible o contratación pública verde, las entidades contratantes incluyen aspectos ambientales en las condiciones de la licitación. El objetivo es reducir el impacto de la contratación en la salud humana y el medio ambiente. Estas condiciones pueden obligar a usar materiales reciclados, a restaurar la cobertura vegetal de una zona en la que se han efectuado obras, etc.
La Comisión Europea ha adoptado su Comunicación sobre licitación pública para un mejor medio ambiente, donde propone que los Estados Miembros alcancen el objetivo político de 50 % de aprovisionamiento público verde para 2010.
Un enfoque que ha ganado peso en la industria de la construcción y economías en desarrollo es la selección en planificación, (SIP por sus siglas en inglés) que permite a los desarrolladores de proyectos y compradores de maquinaria hacer cambios significativos en sus requerimientos con relativa facilidad. La SIP también permite a vendedores y contratistas responder con mayor exactitud y competitividad como resultado de los mayores tiempos de guía que les otorga.
Una investigación de la Universidad de Tennesse muestra que los métodos de solicitud de soluciones y solicitud de asociación están adquiriendo fuerza como alternativas viables para seleccionar proveedores estratégicos de manera más colaborativa –especialmente para la subcontratación.
Reconociendo el impacto negativo del fraude en el aprovisionamiento, la OCDE ha publicado ha publicado en español los Lineamientos para combatir la colusión entre oferentes en licitaciones públicas.
El fraude en el aprovisionamiento puede definirse como la obtención de una ventaja indebida, la evitación de una obligación o la provocación de un daño al erario público durante los procesos de contratación pública, por parte de funcionarios públicos, contratistas o cualquier otra persona involucrada en el proceso. Un ejemplo es el soborno, en el que un agente tramposo de un determinado suministrador paga a un agente tramposo del comprador para que sea seleccionada la oferta de ese suministrador, a menudo a un precio inflado. Otros fraudes en el aprovisionamiento son:
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